◎引用文の一部削除
練習問題４－３－２では、返信メールに残る引用文をすべて削除する方法を練習してきました。不要な引用文が残っていると、せっかく書いたメールもちょっと読みづらくなってしまいますが、引用文のすぐ下の行にコメントを書いたり、不要な引用文だけを削除したりして引用文を上手に活用すると、相手もメールの内容がわかりやすくなります。ここでは、引用文のうち不要なものだけを削除する方法を練習します。
○Microsoft Outlookでの返信メール作成
では実際に、受信したメールへの返信メールを作成してみましょう。
まず、職員に今回の練習で使用する「４－３－３ 引用文の一部削除」のメールを送信してもらいましょう。
※利用者宛に、次の内容でメールを書きましょう。
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こんにちは。○○です。 メールの練習です。 あなたの誕生日は何月何日ですか？ お返事待っています。 |
メールを送信してもらったら、パソコンとMicrosoft Outlookを起動し、このメールを受信しましょう。
そして、受信トレイのメール一覧から返事を書くメールとして、「４－３－３ 引用文の一部削除」を選んで、本文を読みます。
メール本文を読み終わったら、Altキーを押してリボンツールバーをアクティブにします。
数回右矢印キーもしくは左矢印キーを押して「メッセージ」を探します。
「メッセージ」と聞こえたら、数回Tabキーを押して「返信」を探します。
「返信」を選んだら、Enterキーで実行します。
すると、返信メールの編集画面が開き、メールの本文が入力できる状態になります。このときに、PC-Talkerでは、「本文」と聞こえます。返信メールの編集画面は、新規メールのときと異なり、白紙の状態ではありません。相手が書いた文章が残っています。上下の矢印キーを押して、編集画面の状態を確認しましょう。引用文のすぐ下の行にコメントを書いたり、不要な引用文を削除しておくと、相手もメールの内容がわかりやすくなります。
この引用文の中で、不要な行を削除します。今回は相手からの質問が書かれた行を残して、その前後の引用文は削除しましょう。
まず、引用文の先頭にカーソルをあわせ、Shiftキーを押しながら下矢印キーを押して質問の書かれた行の直前の行まで移動します。これで不要な引用文が範囲指定できました。
続けてDelキーを押すと、範囲指定した部分を一気に削除することができます。このときに、PC-Talkerでは、「削除」と聞こえます。
さらに、質問の下の行の先頭にカーソルをあわせ、Shiftキーを押しながら下矢印キーを押してメールの末尾まで移動します。これで不要な引用文が範囲指定できました。
続けてDelキーを押すと、範囲指定した部分を一気に削除することができます。このときに、PC-Talkerでは、「削除」と聞こえます。
上下の矢印キーを押して、編集画面から範囲指定した行が消え、相手からの質問が書かれた行だけになっていることを確認しましょう。
返事を書く前に、まず、メール本文の先頭に移動します。
ここでは次のように入力しましょう。
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こんにちは。○○です。 メールのお返事です。 |
続いてメール本文の末尾(右端)に移動します。
ここでEnterキーを押して新しい行に移動しましょう。
ここでは質問に対する答えを入力しましょう。
メールの本文が入力し終わったら、早速メールを送信しましょう。
正しく送信できたら、一旦、Microsoft Outlookとパソコンを終了し、引用文の一部削除の練習として、練習問題４－３－３をしましょう。
引用文の一部削除を練習してみましょう。
これから読み上げる指示に従って操作してください。一つの指示を聞いたら、必ずテキストを一時停止し、指示された操作を行ってください。必ず一つの操作が終わってから、次の指示を聞くようにしましょう。
では始めます。
①パソコンを起動し、Microsoft Outlookを起動しましょう。
②職員宛に、タイトルは 今日の訓練 として、次の内容でメールを書きましょう。
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こんにちは。○○です。 メールの練習です。 今日は練習問題4の3の3です。 1問目のメールを送ってください。 |
③作成したメールを送信しましょう。
※職員に、練習問題４－３－３の②で作成したメールの返事を出してもらいましょう。
※利用者宛に、次の内容でメールを書きましょう。
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こんにちは。○○です。 メールの練習です。 あなたが卒業した小学校の名前はなんですか？ お返事待っています。 |
④職員からのメールを受信しましょう。
⑤職員からのメールを読んでみましょう。
⑥返事を書くために、返信メールコマンドを実行しましょう。
⑦不要な引用文を選択して削除しましょう。
⑧職員からのメールに返事を書きましょう。
⑨作成したメールを送信しましょう。
⑩Microsoft Outlookを終了し、パソコンを終了しましょう。
⑪パソコンを起動し、Microsoft Outlookを起動しましょう。
⑫職員宛に、タイトルは 今日の訓練 として、次の内容でメールを書きましょう。
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こんにちは。○○です。 メールの練習です。 今日は練習問題4の3の3です。 2問目のメールを送ってください。 |
⑬作成したメールを送信しましょう。
※職員に、練習問題４－３－３の⑫で作成したメールの返事を出してもらいましょう。
※利用者宛に、次の内容でメールを書きましょう。
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こんにちは。○○です。 メールの練習です。 あなたが卒業した中学校の名前はなんですか？ お返事待っています。 |
⑭職員からのメールを受信しましょう。
⑮職員からのメールを読んでみましょう。
⑯返事を書くために、返信メールコマンドを実行しましょう。
⑰不要な引用文を選択して削除しましょう。
⑱職員からのメールに返事を書きましょう。
⑲作成したメールを送信しましょう。
⑳Microsoft Outlookを終了し、パソコンを終了しましょう。
以上です。お疲れ様でした。